業務改善提案書 パワーポイント
課題解決の方法を考えられる限り出してみる 情報収集の結果、その課題を解決できる方法がいくつか思いつくはずです。現実味のあるものからないものまで、思いつく限り出してみます。たくさん出れば採用される提案内容が出る可能性も高くなるので、さまざまな視点から出してみると面白いアイデアに恵まれるかも知れません。 アイデアを出す方法にはさまざまなノウハウがありますが、行き詰ったときには「 アイデアを出す正攻法 6 選とアイデアに困った時の奥の手 3 選 」で解説しているような方法もアリです。 2-1-3. 現実味のある提案内容を絞り込む 色々と出してみた解決策の中で、多くても 3 つ程度に絞り込みをします。同じ切り口の案よりも、異なる切り口から攻めるような構成にすると提案内容が豊かになります。ここで異なる切り口の解決案を提示できるかどうかは、前項の案出しにかかっています。 ここで絞り込んだ解決案は、提案書の中では 2 番目に書くことになります。 2-1-4. 【超初級】業務改善報告書の基本的な書き方とは？テンプレート例つき | 今すぐ実践したくなる建築業向けノウハウ. 提案内容を実行する予算やスケジュールを確定させる 提案をリアルに感じてもらうためには、その提案内容を実行できる方法論が提示されているのが一番です。予算やスケジュールなど、提案内容を実行する際に必要になるもの、いつまでに成果を得られるのかという点も明らかにします。 複数の提案内容を書き入れると、予算やスケジュールで比較しやすくなります。 ここ確定させた内容は、提案書の末尾に書きます。 2-1-5. 考えられる注意点、留意事項を挙げる 提案段階で考えられる注意点や留意事項、それによって起きる不利益などもしっかりと書いておきたい部分です。読み手からのツッコミを防ぎ、提案内容が絵に描いた餅ではないことを伝えるために重要な最後の締めくくりです。 前項の予算やスケジュールの直後か、それと同じ項目に記入するのが提案書の書き方としてはセオリーです。 頭の中でここまでの思考プロセスを経た結果まとまった情報をもとに、次はいよいよ提案書の作成です。 2-2. 提案書の書面に必要な情報 提案書は、おおむね以下のような形になります。ここでは、それぞれの項目別に書き方を解説していきます。前項の思考プロセスと同じ順序になっています。 2-2-1. 提案先が抱えている問題点の整理 提案とは問題解決であると定義づけられている以上、提案書の冒頭は現在ある問題点への指摘から始まるのがセオリーです。問題点が 1 つであるとは限らないので、複数ある場合はそれを洗い出して整理します。当事者にとっては自分で気づきにくい問題点もあるので、こうした問題点をうまく整理して伝えるだけでも提案書の意義はあります。 ここで的確な指摘をするためには、入念な情報収集が欠かせません。それは社内、社外、どちらに向けた提案書であっても同じです。関係者へのヒアリングや周辺の情報を収集し、その情報の質が高ければ高いほど提案書の価値も高くなります。 2-2-2.
【超初級】業務改善報告書の基本的な書き方とは？テンプレート例つき | 今すぐ実践したくなる建築業向けノウハウ
提案したい内容 問題や課題を指摘した上で、それをどうしたいのかというのが提案書の本題です。どうやって問題を解決、改善したいのかを記載して提案書を通じた意思表示をします。思考プロセスの中で複数の解決案が出てきたのであれば、それを 3 つ程度までに絞り込み、まとめます。 重要なのは、提案内容の裏付けです。最初は単なる思いつきから始まったことであっても、提案段階では具体性や実現性が伴っている必要があります。理論武装とまでは言いませんが、読み手が抱く疑問点にはあらかじめ答えられるだけの情報は盛り込んでおきたいところです。 2-2-3. 提案が採用された場合のメリット 3 番目にくるのは、セールストークでも重視されるベネフィット(利益)です。提案をした背景には、その提案が採用されたことによるメリットがあります。そのメリットをしっかりと伝えることで提案に魅力を感じてもらいます。 この場合も「今より良くなる」ということを漠然と伝えるのではなく、問題が解決・改善されたことによる数値的な変化を分かりやすく伝えることが提案書の価値を高めてくれます。 社内外のどちらに向けた提案書であっても、書き方の基本は同じです。 2-2-4. 予算 提案内容を実行する場合に必要となる費用を明確にします。社外向けの営業ツールとして作成される提案書の場合は、特に重要な項目です。費用が高いという印象を避けるために、費用対効果の高さを強調することも必要になるかも知れません。 複数の解決案を提示する場合は、予算面で比較しやすいようにすると費用対効果を強調しやすくなります。 2-2-5. スケジュール 実際に提案内容を実行する場合、いつまでに何が完了するのかというスケジュールを明確にします。予算とあわせてスケジュールを明確にすることは、提案内容にリアリティを与えます。 2-2-6. そこで起こりうる問題点など 提案段階で考えられること、起こりうる問題について分かっていることを付記しておくことも提案書の書き方として有効です。 トラブル防止や読み手からのツッコミを未然に防ぐという意味と、さらに「そこまで思慮が及んでいる提案」という印象を与えることができるため、より提案が採用されやすい環境が作られます。 2-3. 提案書の書式 提案書に決まった書式はありません。企業によって所定の様式を設けているところがあるかも知れませんが、ほとんどの場合は必要事項が揃っていれば問題ありません。 提案書に必要な情報はすでに解説してきた通りですが、大切なのは順序です。問題提起から始まって解決法の提案、そして必要なものや考えられる問題といった補完情報で完結するというのが基本的な形なので、それが満たされていれば提案書としての体裁は成り立つでしょう。 現場でよくとられているテクニックとして、情報量が多い場合であっても提案書は 1 枚に収めるのがよいというものがあります。ページ数が多くなることで全部を読む意欲を削いでしまうという理由や、複数のページにわたっていても忙しい人に対して要点だけを伝えるために「1 枚目だけは読んでください」と伝えれば最も肝心な部分は読んでもらえる可能性が高くなるという事情があるからです。補足するデータや情報などが多くなる場合は添付資料として別紙にまとめるのがよいでしょう。 2-4.