移転のお知らせ～メールの書き方と例文～
事務所を移転することが決まったら、すぐに手配したいのが事務所移転のお知らせ・挨拶状です。 事務所移転のお知らせ・挨拶状は欠かすことのできないビジネスマナーです。うっかり出し忘れたり、タイミングを間違えるとビジネスの信用を落とす怖い存在。反対に、しっかりと出すことで事務所の信用を稼ぐチャンスでもあります。 せっかく出すならお客様、クライアント、取引先にしっかりした丁寧な事務所という印象を与えるお知らせ・挨拶状を作りましょう。そうすれば間違いなく、あなたもあなたの事務所も周りからの評価が上がります。 この記事では事務所移転のお知らせ・挨拶状ですぐに使える11の文例をご紹介します。 あなたの事務所移転のお知らせ・挨拶状の参考にしてください。 動画はこちら でも、ちょっと待ってください。その前に、、、 そもそも事務所移転のお知らせ・挨拶状はなぜ出すの? 事務所を移転したらすべての関係者に知らせましょう! 事務所移転のお知らせ・挨拶状は、お客様、クライアント、取引先などに新しい住所を知らせるビジネス文書のことです。 新しい住所を伝えないと、 お客様が来店・来所・来社できない クライアントにビジネスマナーの足りない事務所と認識されてしまう 取引先からの商材や資材が納入されない など、業務に大きな支障をきたします。 それに、事務所移転は休眠顧客を掘り起こしたり、見込み客に業務拡大を示すことでさらに売上を伸ばすチャンスでもあります。(誰だって、勢いのある事務所に仕事を頼みたいですよね?) だから事務所移転が決まったら早めにお知らせ・挨拶状を出すようにしましょう。 事務所移転を確実に認知してもらうためにも、郵送による通知のほか、個々に向けてメールで伝えたり、自社ホームページでも移転情報を掲載して広く伝えていきます。 事務所移転のお知らせ・挨拶状を出す時期 お知らせ・挨拶状の手配もしっかりとスケジュールしよう! 事務所移転の案内メールの文例. 移転することが決まった時点ですべての関係者へ伝えるのが望ましいですが、取引先へは遅くとも一か月前までには通達するのがビジネスマナーです。 取引先の立場で見れば、商品の納入場所、請求書、納品書といった伝票の住所などすべてを変更しなければなりません。発注したものが届かないのはあなたの事務所にとってもマイナスです。 それと、もし挨拶状を制作会社に発注するのであれば作成にかかる時間も考えておかなければいけません。なぜなら原案の作成、送付先リストの作成、入稿から印刷作業といった工程があり、完成までに2週間から3週間は必要となるからです。 事務所移転のお知らせ・挨拶状の文例集 あなたに合った文例を探そう!
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事務所移転時のお知らせメール 事務所の移転をした際には、取引先にもその事実をしっかりと伝えておきたいものです。企業の総務担当者は、取引先へメールを送るタイミングや、メールの内容などについても悩むでしょう。しかし、取引先への事務所移転のお知らせは速やかに行う必要があるため、スムーズな対応を心がけたいものです。 また、事務所移転をお知らせするときのマナーが守れていなかった場合には、取引先に対して失礼にあたるだけでなく、不信感を与えてしまう可能性さえあると知っておきましょう。 この記事では、取引先への事務所移転のお知らせはメールと郵送のどちらが好ましいのかという点に触れるとともに、メールを送るタイミングや内容などの注意点を解説していきます。 事務所移転のお知らせはメールと郵送どちらがベスト? そもそも、取引先の企業に対して事務所の移転に伴うお知らせをする際、メールと郵送のどちらで行うべきかという点で悩む総務担当者も多いでしょう。本来、取引先に事務所移転のお知らせを送る場合は、ハガキを郵送するのが一般的といわれています。それは、メールで事務所移転のお知らせをした場合、企業によっては「失礼だ」と受け取る可能性もあることが理由として挙げられるからです。メールで事務所移転のお知らせをすると、簡略化している印象を与えてしまうことは否めません。「取引先には、今後も変わらぬお付き合いをお願いしたい」と考えるのであれば、ハガキを郵送したほうがより丁寧で気持ちがこもった印象となるでしょう。ただし、ハガキで事務所移転のお知らせをした場合、「郵送したハガキが取引先に届いていない」「届くのが遅れている」などの可能性も考えられます。そのため、取引先に対して事務所移転のお知らせをするときには、郵送と一緒にメールも送っておくのがベストです。 事務所移転のお知らせメールはいつ送るべき?
事務所移転の案内メールの文例
本社や事務所の移転について、お客様や取引先にお知らせする時に、どのようなメールを送ればいいでしょうか。 移転日を伝え忘れたために、お客様が引っ越し前の事務所に訪問してしまった・・・というトラブルは防ぎたいものです。 そこで、当記事ではメールで移転のお知らせをするときに、書いておきたい内容と例文をご紹介します。 ※ 移転のお知らせを はがき で伝えたい場合には、別記事をご覧ください。 【参考記事】・ 事務所移転のあいさつ ~書き方と5つの例文~ 1. 事務所移転のお知らせ メール bcc. 本社・事務所移転に関わるメールで必ず書いておきたい内容 移転をお知らせするときには、次の3点は書いておきたい内容です。 日ごろご愛顧いただいているお礼 移転に関わる事実( 移転日 、移転先の 住所 ・地図、 電話番号 ・ FAX番号 ) 今後の関係の維持をお願い さらに、次の情報も書いておくと、より親切です。 Googleマップなどで移転先の 地図 (URL) 新住所の 営業日・営業開始時間 (以前のオフィスに訪問するトラブルを防ぎます) 移転に伴って休業が発生する場合には、 休業日 2. 事務所移転に関わるメールの例文(その1) 件名 事務所移転のお知らせ 本文 いつもお世話になっております。 株式会社鈴木商店の鈴木です。 さて、この度弊社は〇月〇日より下記住所へ移転することになりました。 これを機にさらに皆様のご期待に添えますよう、一層の努力を重ねる所存です。 今後とも、ご指導、ご支援のほど、よろしくお願い申し上げます。 まずは略式ながら、ご挨拶とさせていただきます。 ◆ 新住所 郵便番号 東京都〇〇区〇〇 〇〇―〇〇―〇〇 URL: 地図のURLを貼り付けてください。 ◆ 電話番号 〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇 ◆ FAX番号 〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇 ◆ 新事務所での営業開始日 〇〇月〇〇日 ――――――――― 株式会社鈴木商店 営業部 鈴木 太郎 Mail: HP: Tel/FAX: ――――――――― 3. 本社・事務所移転に関わるメールの例文(その2) このたび当社は、○○年○○月○○日をもちまして下記に移転することになりました。 つきましては、電話番号、FAX番号にも変更がありますので、あわせてご案内させて頂きます。 新事務所は、〇〇線〇〇駅から徒歩5分のところで、アクセスのよい場所となりました。お近くにお越しの際は、ぜひお立ち寄りください。 今後とも、よろしくお願い申し上げます。 メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎ、ご挨拶とさせていただきます。 ◆ 移転に伴う休業日 〇〇月〇〇日~〇〇月〇〇日 移転に伴い、〇〇月〇〇日は誠に勝手ながら 休業とさせていただき、〇〇日〇時から通常営業とさせていただきます。 どうぞ、よろしくおねがいします。 4.
Home WORKPLACE DEVELOPMENT サービスについて オフィスコンサルティング MORE NOTE オフィス移転前にチェック! !いまさら聞けない、移転案内状のマナーとテンプレート紹介 第36回コラムページ オフィス移転前にチェック! !いまさら聞けない、移転案内状のマナーとテンプレート紹介 ご移転のお手伝いをさせていただいた企業様から、移転案内状の書き方やルール、タイミングについて、良く質問をいただきます。 いざ、案内状を送ろうと思ったものの、移転経験のある担当が退職をしていたり、以前に使ったテンプレートが見つからなかったりなど、苦労されている方が多いようです。 そこで今回は、 相手に失礼なく事務所の移転を知らせるための、挨拶状のマナーを紹介いたします。 目次 contents ① オフィス移転の案内状の基本マナー I. オフィス移転の案内状は、いつ誰に対して送るのか 請求書・納品書などの書類や、商品の納品先などの行き違いを防ぐことを考えると、理想は移転日の 1 ヶ月前、遅くとも 2 週間前には到着するように手配する必要があります。 送り先のリスト準備や印刷・発送の手間を考えると、移転日の 3 ヶ月程前から準備を進めておけば慌てることもありません。 II. オフィス移転の案内状は、郵送とメールのどちらが良いのか メールでも失礼というわけではありませんが、郵送の方が丁寧な印象を与えることができるため、無難と言えます。 実際、私たちコスモスモアのお客様でも、郵送している企業様がほとんどです。 あまりにも郵送の量が多くなってしまう場合は、郵送は役職者にのみ送り、担当者にはメールで対応するなど、状況に応じて使い分けるのもひとつの手段です。 III. オフィス移転の案内状は、誰の名義で、誰宛におくるのか 郵送の場合は「代表取締役社長」名義で作成すれば、間違いありません。 例外として、営業所や店舗移転の場合は「営業所長」や「店長」のように、移転する事業所におけるトップの名義で作成するケースもあります。メールの場合は「メールの送り主」名義で送りましょう。 そして、案内状の送り先は取引先や顧客など相手を問わず「付き合いのある人全て」です。 企業によっては膨大な量になってしまい、コストもかさんでしまうので、前項で述べたように郵送とメールを上手く使い分けると良いでしょう。 挨拶状に必ず書きたいポイントは、以下の通りです。 ・日ごろのご愛顧のお礼 ・移転にまつわるお知らせ(新住所・電話番号・新住所での営業開始日・地図など) ・今後の抱負や、変わらぬお付き合いのお願い ② 文章テンプレート ここからは、郵送とメールに分けてテンプレートをいくつかご紹介いたします。 I.